opus i gehört zu den führenden Datenschutz-Tools in Deutschland.  opus i  unterstützt Sie in allen Gebieten Ihrer Tätigkeit: Sie realisieren die gesetzlichen Anforderungen, können Verfahrensprozesse individuell und effizient bewerten und managen.

Optimieren Sie Ihre Datenschutz- Tätigkeiten

opus i unterstützt Sie bei der Verfahrens-Beurteilung und Verfahrens- Dokumentation, bei Anfragen und stellt Datenschutz-Knowhow, Checklisten, Richtlinien- und Vertrags-Muster bereit.
opus i kann Ihr “Zeitsparschwein” sein - genau darauf haben wir es ausgelegt. Alles geht und alles sehr schnell!

Das Datenschutz-Management-Package

- alle deutschen Datenschutzgesetze (plus beliebige andere)
- internes Verfahrensverzeichnis
- öffentliches Verfahrensverzeichnis (automatisch generiert aus internem VV)
- TOMs - technisch und organisatorische Maßnahmen
- Auftragsdatenverarbeitung (inkl. Vertragsvorlage*)
- Vorabkontrolle (inkl. Prüfplan*)
- Checklisten/Schulungen/Prüfpläne für die meisten DS-Tätigkeiten*
- Beauftragtenmanagementfunktionen inkl. Jahresbericht
(*) per ‘ Praxisratgeber Datenschutz und Datensicherheit ’


Das interne Verfahrensverzeichnis (die Verarbeitungsübersicht entsprechend den Datenschutzgesetzen)

Mit opus i wird das Verfahrensverzeichnis (auch Verfahrensübersicht oder internes Verfahrensverzeichnis genannt) geführt, gepflegt und überwacht. Sie arbeiten nach BDSG, nach Landesdatenschutzgesetz oder nach eigener Zusammenstellung der Verfahrensverzeichnisinhalte. Einmal gemachte Eingaben können beim nächsten Verfahren direkt per Mausklick zugesteuert werden. Verfahrensbeschreibungen können kopiert und als neue Verfahrensbeschreibung eingefügt und mit wenig Aufwand an das neue Verfahren angepasst werden. Sie können das Verfahrensverzeichnis zusätzlich zur Standardeinstellung nach eigenen Anforderungen erweitern, kürzen, umbauen oder gänzlich neu gestalten.

Die Vorabkontrolle

Die nach § 4 BDSG und den Landesdatenschutzgesetzen vorgeschriebene Vorabkontrolle besteht aus einer  Systembeschreibung, dem Ermitteln der Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung, dem Erkennen von Gefahren und deren Analyse, der Risikoanalyse, dem Datensicherungskonzept für das geprüfte Verfahren sowie der Darlegung, dass die bestehenden Gefahren beherrscht werden können. Alle Informationen zur Vorabkontrolle können direkt beim Verfahren dokumentiert, Prüfergebnisse oder Berichte direkt verlinkt werden. Sie können aber auch ein von Ihnen verwendeter Vordruck nutzen und diesen zum jeweiligen Verfahren verlinken oder referenzieren. Wenn Sie das IT-Grundschutzmodul in opus i einbinden, zeigt Ihnen dieses opus i Modul überaus vollständig, “wo Gefahren lauern” und welche Schritte zur Beherrschung derselben einzuleiten wären.

Das öffentliche Verfahrensverzeichnis

können Sie in opus i selbst erstellen und führen. Sie können es aber auch durch opus i aus dem internen Verfahrensverzeichnis generieren lassen. opus i generiert, wie es von Datenschutzaufsichtsbehörden erwartet wird, zu jedem internen Verfahren genau ein öffentliches Verfahren. Es ist so aktuell wie möglich, da Sie es ja nicht pflegen müssen; mit Mausklick abruf- und druckbar. Es entspricht § 4 BDSG und den Landesdatenschutzgesetzen.

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs)

In opus i besteht die Möglichkeit die technischen und organisatorischen Maßnahmen direkt jeder Verfahrensbeschreibung zuzuordnen (wie Sie dies aus Erfassungsformblättern her kennen). Sie können die TOMs aber auch einmalig für die Speicherstelle erfassen. Bei der einmaligen Erfassung der TOMs sparen Sie viel Zeit bei Erfassung und Pflege der Maßnahmen. Wurden für ein bestimmtes Verfahren zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen implementiert, können diese zusätzlich direkt bei der Verfahrensbeschreibung hinterlegt werden. Auch hier sind Sie sehr flexibel.
Wenn Sie das IT-Grundschutzmodul in opus i einbinden, verfügen Sie über ca. 600 technische und organisatorische Maßnahmen aus dem Gebiet der IT-Sicherheit, die vom Bundesbeauftragten für Datenschutz als Datenschutzmaßnahmen eingestuft wurden. Die TOMs zu Zutrittskontrolle, Zugangskontrolle, Zugriffskontrolle, usw. haben wir auch in unserem Datenschutzglossar für Sie behandelt.

Die Auftragsdatenverarbeitung (ADV)

ist das Erheben, Verarbeiten oder Nutzen von personenbezogenen Daten durch einen Dienstleister im Auftrag der  verantwortlichen Stelle und ist in § 11 BDSG und den Landesdatenschutzgesetzen geregelt. Die ADV kann in opus i nach den gesetzlichen Forderungen dokumentiert und gepflegt werden. Das schließt die Dokumentation der Prüfungen und die beim Auftragsdatenverarbeiter implementierten, bzw. vorgeschriebenen Maßnahmen ein.  Verträge, Prüfungsunterlagen und andere Dokumente können verlinkt werden.

Das Knowhow, das Datenschutzwissen

Die Arbeitshilfen des "Praxisratgeber Datenschutz und Datensicherheit" (Verlag Mensch und Medien) können in opus i eingebunden werden. Dann verfügen Sie über ein anerkanntes und sehr erfolgreiches Nachschlagewerk mit Wissen zu Auftragsdatenverarbeitung sowie Vertragsvorlagen, Checklisten und Prüfplänen, Datenschutzschulungsunterlagen, die Sie als Datenschutzbeauftragter im Rahmen Ihrer täglichen Arbeit nicht mehr missen möchten.

Die Mandantenfähigkeit

opus i ist vollständig mandantenfähig - Zweigstellen, Niederlassungen oder verschiedene Kunden können in opus i “als Mandant geführt werden”. Innerhalb der "Mandanten" kann nach verschiedenen Regeln und Vorschriften gearbeitet werden. Gleichzeitig unterschiedliche Datenschutzgesetze bearbeiten und abbilden ist für opus i kein Problem.

Die Arbeit des Datenschutzbeauftragten

In opus i sind speziell für den Datenschutzbeauftragten Funktionen vorgesehen, mit denen er seine Arbeit dokumentieren und nachweisfähig ablegen kann. Für den DSB stehen dafür Dialoge für "Anfragen", "Fachkunde", "Tätigkeiten" und "geplante Tätigkeiten" bereit. "Tätigkeiten" umfasst alles was Sie tun, also Mitarbeiterschulungen, Prüfungen, Besprechungen, Audits, usw. Schnell abrufbare Reports zeigen Tätigkeiten, Aufwände und Verläufe von Tätigkeiten auf. Die dokumentierten Beauftragtentätigkeiten verwendet opus i um daraus den

Datenschutzbericht, den Datenschutzjahresbericht

automatisch zu generieren. Sie rufen ihn per Mausklick ab und nach wenigen Sekunden ist Ihr ganz persönlicher Jahresbericht erstellt. opus i generiert diesen Datenschutzbericht aus dem internen Verfahrensverzeichnis und den hinterlegten Beauftragtentätigkeiten.
Das Erstellen des Datenschutzjahresberichtes unterstützt Ihre Tätigkeit als DSB in vielerlei Hinsicht. Sie sind in der Pflicht quasi ein Datenschutz-Tagebuch zu führen, um keine Einzelheiten zu vergessen. Sie gehen automatisch effektiv und zielgerichtet vor. Der Bericht in opus i ist bewusst kurz und präzise gehalten, damit "das Management ihn gerne liest". In gewissem Umfang können Sie den Berichtaufbau selbst mit einem Texteditor gestalten. Nach dem Erstellen kann er im Texteditor weiterbearbeitet werden. Ergänzungen und Formatierungen sind möglich.

Auswertungen

In opus i sind viele Auswertungen vorgesehen, die "bis hinunter auf ein spezielles Datenfeld" durchgeführt werden können. Die Druckvorschau ermöglich nicht nur Drucken sondern auch das Erstellen von PDF-Dokumenten und HTML-Reports (webfähige Seiten) oder XML-Ausgaben. Die opus i Reports können mit Wasserzeichen ("vertraulich") oder handschriftlichen Anmerkungen, Umrandungen oder Hinweispfeilen versehen werden.

Zeitsparfunktionen ...

Mehrere Funktionen helfen Ihnen Arbeitszeit einzusparen; z.B. die Ordnungsmäßigkeitsprüfung, die auf Mausklick - auch bei hunderten von dokumentierten Verfahren - innerhalb von Sekunden nicht vollständig dokumentierte Verfahren anzeigt. Treten Sicherheitsvorfälle oder Datenschutzverstöße auf, kann opus i die Abhängigkeiten ("Cross reference") zwischen datenschutztangierten Elementen aufzeigen und ermöglicht dadurch eine gezielte Prüfung und Verbesserung eines Arbeitsablaufes. Die "Wiedervorlage auf Termin" überwacht die auf Termin gelegten Vorgänge (auch dann, wenn opus i nicht gestartet ist).

Gestalten Sie sich Ihr Datenschutz-Tool selbst

opus i ist wie der Windows-Explorer gestaltet und deshalb intuitiv zu bedienen. Sie arbeiten mit und in Ordnern. So befinden sich z.B. das Verfahrensverzeichnis und die Beauftragten-Dialoge innerhalb von Ordnern. Sie können diese Ordner verschieben, weiter untergliedern, verstecken oder ganz löschen. Welche Ordner Sie direkt im Blickfeld haben möchten, welche oben oder unten stehen, können Sie durch Ausschneiden und Einfügen selbst bestimmen.

Lange Erfahrung im Datenschutz

kronsoft war 1992 der erste Anbieter eines Datenschutz-Tools. Während unserer nunmehr mehr als zwanzigjährigen Zusammenarbeit mit Datenschutzbeauftragten durften wir viel von unseren Kunden lernen. Dieses Know-how ist in opus i eingeflossen. An dieser Stelle sei unseren Kunden ein herzliches Dankeschön übermittelt, für die kontinuierliche Schilderung neuer Aspekte der Datenschutzumsetzung und der daraus resultierenden Anforderungen an “das Tool”.

Rufen Sie uns an: 06858 637 0 oder schreiben Sie an
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